技术手段
1. 加密技术：
采用AES-256加密技术，确保文件在传输和存储过程中无法被未经授权的人员访问。
主流的加密技术包括AES加密、RSA加密等，可以有效防止专利文档在传输和存储过程中的泄露。
2. 文档保护方法：
基于对网络化涉密文档加密，对加密文件的授权访问、保密状态下的使用和全程的审计管理模块及步骤，构建出一个协同工作环境下涉密文档的保护方法。
流程管理
1. 翻译流程优化：
采用分阶段翻译和本地化处理，降低泄密风险。
严格的翻译和质量控制流程，以及具备知识产权知识、相关领域技术知识和语言能力的多语言专业团队，是确保提供高质量的专利文献翻译服务的基础。
2. 审核机制：
翻译完成后需要经过多层次的审核，包括语言层面的审核（确保翻译的流畅性和准确性）、技术层面的审核（确保技术描述的正确性）等。
人员与协议
1. 保密协议：
与翻译服务提供商制定详细的保密协议，明确双方的责任和义务。
2. 人员资质：
全面评估翻译服务提供商的资质，确保其具备专业能力和安全管理体系。
3. 知识产权知识：
专利翻译需要谨慎地融合法律和技术两个学科，翻译人员需要具备知识产权知识、相关领域技术知识和语言能力，以确保翻译能够准确描述原始专利文件并遵守目标国家专利局的规章制度。
4. 客户访问门户管理：
翻译合作伙伴必须在文件传输、数据保护、文件跟踪、客户访问门户等方面保持严格的标准，尤其是对于知识产权文件这种包含有价值秘密的文件，一旦泄露可能会给公司带来灾难性后果。
法律与规范
1. 专利审查指南：
对于申请文件中文字和符号的明显错误，审查员可以依职权自行修改，并通知申请人；对于申请文件中存在的实质性缺陷，只有其明显存在并影响公布时，才需指出和处理。
在审查指南实质审查部分规定，应当对申请是否符合专利法实施细则第十一条进行审查，在三种专利的初步审查范围、复审和无效宣告程序、专利权评价报告等方面也有相关规定。
2. 专利文献翻译规范：
例如，为了确保同一申请人和发明人的英译文准确规范且在相应历史时期保持一致，应拥有包括申请人中英双语数据和发明人中英双语数据的申请人库和发明人库，并按月更新申请人库等。
3. 法律后果防范：
正确的专利翻译可减轻法律后果，在适当的地点翻译和申请专利是防止法律纠纷和后果的一种方法。如果不能正确进行这项工作，就会使发明遭到盗版和经济剥削。
